Integritást sértő események bejelentése
Szervezeti integritást sértő eseménynek minősül különösen, de nem kizárólagosan
- a Társaság Etikai Kódexében foglalt rendelkezések megsértése,
- a Társaság belső szabályozóinak megsértése szándékos vagy súlyosan gondatlan cselekmény, magatartás vagy mulasztás révén,
- korrupció,
- csalás,
- visszaélés.
A bejelentővel szemben alapvető elvárás, hogy a bejelentést jóhiszeműen tegye meg, és minden általa ismert, releváns információt közöljön az eset megfelelő megítéléséhez és kivizsgálásához. A Társaság biztosítja, hogy egyetlen bejelentőt se érjen hátrány, zaklatás vagy bármilyen egyéb retorzió vagy diszkrimináció annak következtében, hogy információt szolgáltat integritást sértő események gyanúja esetén, ugyanakkor a rosszhiszeműen tett hamis, valótlan bejelentés annak tartalmától függően jogi következményeket vonhat maga után. A bejelentőt akkor sem érheti hátrány, ha az általa jóhiszeműen tett bejelentés a vizsgálat során megalapozatlannak bizonyul.
A bejelentések eredményes vizsgálatához legalább az alábbi információk megadása szükséges:
- az Etikai Kódex megsértése vagy egyéb szervezeti integritást sértő vétség miatt bepanaszolt személy beazonosításához alapvetően szükséges adatok;
- a bejelentett szervezeti integritást sértő esemény, etikai vétség, szabályszegő magatartás, minél konkrétabb, részletesebb leírása (helyszín, időpont, cselekmény, érintett természetes vagy jogi személyek);
- az eset bizonyítására alkalmas, a bejelentő rendelkezésére álló dokumentumok, információk, bizonyítási eszközök és/vagy azok fellelhetőségére vonatkozó adatok;
- azon személyek megjelölése, akik tanúsíthatják vagy tudomással bírhatnak a bejelentett eseményről, cselekményről, annak körülményeiről,
- a bejelentő nyilatkozata arra vonatkozóan, hogy a bejelentést jóhiszeműen teszi meg.
A bejelentéseket a következő csatornákon lehet megtenni:
- E-mailben: halozat.compliance[AT]mvm.hu vagy a Társaság honlapján található elektronikus bejelentő felületen,
- Postai úton vagy személyesen: MVM Émász Áramhálózati Kft. Compliance Funkció részére/felkeresésével (6724 Szeged, Pulz utca 44.)
Amennyiben a bejelentés megtételére postai úton kerül sor, a bejelentést zárt borítékban kell megküldeni azzal, hogy azt el kell látni a következő felirattal: „Compliance Funkció részére (s.k. felbontásra) – Integritást sértő esemény bejelentése”.
Az integritást sértő események bejelentésével kapcsolatos további tudnivalók:
- az email fiók ellenőrzése napi szinten megtörténik,
- Társaság minden bejelentést megvizsgál,
- lehetőség van anonim bejelentésre, azonban ebben az esetben is s szükséges, hogy a Társaság előtt legalább a bejelentő valamely elérhetősége (pl. e-mail cím, postacím vagy postafiók cím) ismert legyen a vizsgálat hatékony lefolytatásának elősegítése, a további információadás és a visszacsatolás lehetőségének biztosítása céljából,
- a bejelentő személye – amennyiben nem anonim bejelentésről van szó – harmadik személyek előtt nem fedhető fel sem a vizsgálat során, sem pedig azt követően (kivéve azt az esetet, ha a felfedést jogszabály írja elő),
- a bejelentés bizalmas kezelése biztosított, a bejelentés tartalmára és a bejelentésben érintett személyre vonatkozó információkat – a bejelentésben érintett személy tájékoztatásán túl – a Társaság más szervezeti egységével vagy munkatársával kizárólag a bejelentés értékeléséhez, illetve a vizsgálat lefolytatásához feltétlenül szükséges mértékben oszthatják meg,
- a bejelentések kivizsgálására a Társaság vonatkozó belső szabályzatának megfelelően kerül sor (ÁG-SZAB-24 Integritás szabályzat).
Amennyiben a bejelentést
- ugyanazon bejelentő ismételten, a korábbival azonos tárggyal, tartalommal tette meg;
- nem a Panasztörvény szerint bejelentésre jogosult személy tette meg és a bejelentés az érdemi vizsgálathoz nem tartalmaz elégséges információt;
- azonosíthatatlan bejelentő tette meg és a bejelentés az érdemi vizsgálathoz nem tartalmaz elégséges információt;
- a közérdek vagy nyomós magánérdek a bejelentésben érintett természetes vagy jogi személy jogainak a bejelentés kivizsgálásából eredő korlátozásával nem állna arányban
a bejelentés érdemi kivizsgálása mellőzhető.
Az eljárás első lépéseként megvizsgálásra kerül, hogy a bejelentés alapján fennáll-e integritást sértő esemény gyanúja, és amennyiben igen, integritást sértő esemény érdemi vizsgálatára irányuló eljárás indul, mely vizsgálati jelentéssel zárul.
A bejelentő természetes személy a bejelentés megtételével az adatkezelési tájékoztatóban foglaltak alapján hozzájárul személyes adatainak a tájékoztatóban foglaltak szerinti kezeléséhez.
A bejelentő természetes személy, a bejelentésről érdemi információval rendelkező természetes személy és a bejelentéssel érintett természetes személy jogairól és kötelezettségeiről és egyéb hasznos tudnivalókról további részletes információk elérhetőek az alábbi linkeken: